Ab 30. Juni 2020 können erste QR-Rechnungen bei Ihnen eintreffen. Alle Rechnungsempfänger in der Schweiz sind gefordert, wenn sie Zahlungen mithilfe von Soft-und Hardwareunterstützung auslösen. Diese müssen angepasst werden. Der Zeitbedarf für die Umstellung ist abhängig von der Komplexität der Infrastruktur. Frühzeitig planen lohnt sich.
Nachdem die Firmen ISO 20022 erfolgreich eingeführt haben, steht die nächste Herausforderung in der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs an: Die Ablösung der heutigen Einzahlungsscheine durch die QR-Rechnung. Diese kann ab 30. Juni 2020 von Rechnungsstellern an ihre Kunden verschickt werden. Firmen, die ihre Fakturierung und den Zahlungsverkehr über eine Buchhaltungssoftware abwickeln, sind jetzt gefordert, Anpassungen vorzunehmen, damit sie rechtzeitig in der Lage sind, eingehende QR-Rechnungen zu empfangen und zu bezahlen. Es gibt einiges zu tun. Um alle Daten in der QR-Rechnung durchgehend automatisiert verarbeiten und die Zahlung auslösen zu können, braucht es Anpassungen bei Lesegeräten und Scanningplattformen sowie bei der Kreditoren- und Zahlungssoftware. Denn die heute für die Einzahlungsscheine eingesetzte Soft- und Hardware können unmöglich die in der QR-Rechnung mitgelieferten Daten ohne zeitintensive manuelle Eingriffe verarbeiten. Der Grund ist, dass in der QR-Rechnung viel mehr Informationen übermittelt werden, als dies heute mit den Einzahlungsscheinen der Fall ist.
Informationen – der Schlüssel zum Erfolg
Dieses Mehr an Informationen bringt auch ganz konkrete Vorteile. So können beispielsweise Mitteilungen wie die MwSt.-Nummer neu in allen Verfahren übermittelt werden, somit auch bei Überweisungen mit Zahlungsreferenzen. Auch werden beim Verfahren mit Referenzen Angaben wie Name und Adresse des Zahlungspflichtigen vollständig an den Zahlungsempfänger und an seine Bank übermittelt. Da der ganze Prozess bei der QR-Rechnung auf durchgängig strukturierten Zahlungsinformationen beruht, ist eine effizientere Zahlungserfassung und -abwicklung als bisher möglich. Voraussetzung ist, dass überall IBAN-basierte Kontonummern verwendet werden. Das vereinfacht die maschinelle Verarbeitung und führt zu deutlich weniger Scanner- und Buchungsfehlern. Insgesamt ist der Automatisierungsgrad höher und es gibt weniger manuellen Aufwand und Rückfragen. Das spart Zeit und Geld.
Cash Management leicht gemacht
Die QR-Rechnung vermindert nicht nur den administrativen Aufwand im Zahlungsverkehr. Darüber hinaus verhilft sie den Firmen zu einem effizienteren Cash Management. Je nach Bankangebot haben Firmen beim Liquiditätsmanagement die Wahl zwischen Sammelbuchungen, Tagesend-Kontoauszügen oder Intraday-Kontoreports. Lassen Sie sich von Ihrer Bank informieren.
Rechtzeitig vorbereiten
Rechnungssteller können QR-Rechnungen ab dem 30. Juni 2020 verschicken. Rechnungsempfänger müssen davon ausgehen, dass viele ihrer Lieferanten die Gelegenheit nutzen, mit der QR-Rechnung ihre Abläufe zu optimieren. Darauf sollte sich jedes Unternehmen vorbereiten. Der Umstellungsaufwand ist situativ und abhängig von der Komplexität der Kreditoren- und Zahlungssoftware sowie bei den Lesegeräten und Scanningplattformen. Es ist deshalb unumgänglich, dass alle Schweizer Unternehmen zusammen mit ihren Softwarepartnern rechtzeitig den betriebsinternen Anpassungsbedarf prüfen. Nur so wird sichergestellt, dass ab Mitte 2020 alle Zahlungsinformationen richtig dargestellt und verarbeitet werden können.
Neue Referenzverfahren richtig abbilden
Die zwei neuen Referenzverfahren können für unterschiedliche Bedürfnisse, wie in der nachfolgenden Abbildung beschrieben, eingesetzt werden:
Im Style Guide QR-Rechnung mit den Gestaltungsvorgaben und -empfehlungen für den Zahlteil mit Swiss QR Code und für den Empfangsschein www.paymentstandards.ch/dam/downloads/style-guide-de.pdf sind ab Seite 17 Muster der Zahlteile mit Empfangsschein in den gängigsten Anwendungsvarianten abgebildet.
Bis zur Einstellung der gängigen Einzahlungsscheine können Firmen frei entscheiden, ob Sie als Rechnungssteller die QR-Rechnung einführen wollen oder nicht. Ist die Infrastruktur erst einmal angepasst, verläuft aber auch bei Ihnen der ganze Fakturierungs- und Zahlungsprozess deutlich effizienter, und Sie profitieren von den erweiterten Cash-Management-Optionen.
Einführung von schweizweiter Bedeutung
Die QR-Rechnung betrifft alle Firmen, staatliche Einrichtungen und Non-Profitorganisationen sowie alle Konsumentinnen und Konsumenten. Es ist dem Finanzplatz Schweiz deshalb wichtig, die Einführung verantwortungsbewusst zu gestalten und allen Marktteilnehmern genug Zeit für die Umstellungsarbeiten zu geben. Neben den Firmen und Softwareunternehmen werden in den kommenden Monaten auch alle Banken ihre Kundenschnittstellen an die QR-Rechnung anpassen, d.h. ihre Annahmestellen umrüsten sowie ihre Infrastrukturen für das M- und E-Banking aktualisieren. KMU und Privatkunden können ab dem 30.06.2020 ihre Zahlungen digital über das Smartphone in Verbindung mit ihren gewohnten Bankanwendungen abwickeln. Die höhere Automatisierung führt auch bei ihnen zu weniger fehlerhaften Überweisungen. Für Firmen, die ihre Fakturierung manuell erledigen, werden Marktlösungen eingeführt, mit denen QR-Rechnungen online erstellt und über den Drucker auf perforiertes, weisses Papier gedruckt werden können.
Ein Schritt in die digitale Zukunft
Mit der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs legt der Finanzplatz Schweiz unter tatkräftiger Unterstützung der Schweizer Wirtschaft und Gesellschaft den Grundstein für nahtlos digitale Finanzabläufe. Dabei schlägt die QR-Rechnung eine wichtige Brücke zwischen der digitalen und papierbasierten Welt. Einen Schritt weiter geht eBill. Mit der neuen Infrastruktur für elektronische Rechnungen wird ein nahtlos digitales Zahlungserlebnis geschaffen. Sie wird bis Ende Jahr von allen Banken unterstützt und konsequent auf dem neusten Stand der Technologie weiterentwickelt. QR-Rechnung und eBill sind Schweizer Innovationen und bieten den hiesigen Akteuren eine einmalige Plattform für die Entwicklung und Lancierung eigener innovativer Dienstleistungen.
Mehr Informationen zur Einführung der QR-Rechnung sind abrufbar unter www.paymentstandards.ch.
