Beitrag von Sebastian Dahm, Co-CEO Rinascai, welchen wir mit freundlicher Genehmigung publizieren.
Praxisfall 2 von 4 der Serie «Was kostet Ihre KI, und was bringt sie?».
Bisher erschienen: der Auftakt mit dem Fahrplan und Praxisfall 1 zu FRITZ! Im nächsten Beitrag: «Ein Agent in fünf Tagen».
Ein Fachhändler, dessen Management-Team beim Kickoff kaum eine laufende Initiative nennen konnte. Ein Schweizer Markenhersteller mit 52 Anmeldungen im KI-Komitee und zehn Anwendungsfällen auf der Liste. Beide brauchten dasselbe Bewertungsraster.
Zwei Unternehmen, zwei Ausgangslagen: Dem einen fehlten die Ideen, dem anderen die Reihenfolge. Der Weg zur Antwort war in beiden Fällen derselbe: erst das Zielbild, dann die Liste, dann das Bewertungsraster.
Der erste Fall: zu wenig Ideen
Beim Kickoff mit dem Management-Team eines Fachhändlers mit Filialnetz und Onlineshop haben wir sechs Personen anonym abstimmen lassen. Fünf von sechs sahen ihr Unternehmen am Anfang des Fahrplans. Privat nutzten alle KI: ChatGPT, Claude, Gemini, NotebookLM, Perplexity. Auf die Frage nach laufenden Initiativen im Unternehmen war die häufigste Antwort «keine». Das Ziel für die nächsten zwölf Monate: Umsetzung oder Betrieb. Dafür musste zuerst entschieden werden, womit man anfängt.
Der zweite Fall: viele Ideen, keine Reihenfolge
Ein Schweizer Markenhersteller mit mehreren Marken und rund 130 IT-Systemen hatte ein KI-Komitee gegründet, 52 Mitarbeitende hatten sich angemeldet, und das Komitee hatte die Ideen aus den Bereichen auf zehn Anwendungsfälle verdichtet. Eine KI-Richtlinie war in Kraft, Schulungen waren verpflichtend. Was fehlte: eine einheitliche Datenklassifizierung, ein Reifegradbild je Bereich und ein Entscheidungsweg, der aus zehn Kandidaten zwei Starts macht.
Zu wenig Ideen und zu viele Ideen führen zur selben Frage: Womit fangen wir an, und woran merken wir, ob es sich lohnt? Die Antwort darauf ist der Schritt «Fokus» im Fahrplan aus dem Auftakt der Serie.
Erst das Zielbild, dann die Liste
In beiden Unternehmen haben wir «Klarheit» und «Fokus» in einem Zug gemacht, nach demselben Muster: zuerst die Geschäftsleitung, dann die Fachbereiche. Ein kurzer Fragebogen an das Führungsteam erhebt, wo jede Führungskraft das Unternehmen und den eigenen Bereich sieht und wo KI in zwölf Monaten selbstverständlich sein soll. Je Person folgt ein Nachgespräch von rund 20 Minuten. Erst wenn das Zielbild der Geschäftsleitung steht, gehen wir mit demselben Fragebogen in die Bereiche.
Für das Zielbild hilft eine Treppe mit drei Stufen. Stufe eins: Einzelne stellen Fragen, chatten mit einem Assistenten, lassen Texte zusammenfassen. Das meinen die meisten, wenn sie «wir nutzen KI» sagen. Stufe zwei: KI übernimmt definierte Aufgaben in Prozessen, etwa Produkttexte, Serviceantworten oder Belegprüfung, mit Regeln, Freigaben und Messung. Stufe drei: Abläufe werden um KI herum neu gebaut, mit weniger Schritten und anderen Rollen. Hier entsteht der eigentliche Vorsprung, doch im Handel sind erst wenige so weit.
Der Vorteil dieser Reihenfolge: Man sieht, wo Geschäftsleitung und Fachbereiche die Lage unterschiedlich einschätzen. Genau dort muss priorisiert werden. Beim Fachhändler zeigte der Budget-Test aus dem Auftakt, also die Frage, wer die KI bezahlt, dass die Kosten je zur Hälfte aus dem IT-Budget und aus dem Budget der Geschäftsleitung kamen, ohne dass ein Fachbereich etwas beisteuerte. Die Nutzung war also noch nicht in den Prozessen angekommen. Beim Markenhersteller war vor allem offen, welche der zehn Fälle Personendaten berühren, weil eine einheitliche Datenklassifizierung fehlte.
Das Bewertungsraster: Nutzen, Aufwand, Ampel
Wir bewerten jeden Anwendungsfall auf drei Achsen, und zwar mit den Fachbereichen, die ihn später betreiben. Nutzen und Aufwand werden je auf einer Skala von 1 bis 5 geschätzt. Der Score ergibt sich aus Nutzen × (6 − Aufwand), der höchste Wert wird zuerst umgesetzt. Ein Fall mit Nutzen 4 und Aufwand 1 kommt so auf 20 Punkte, ein Grossprojekt mit mittlerem Nutzen auf 3. Die Schätzungen dürfen grob sein, die Reihenfolge lässt sich nach dem ersten Piloten korrigieren.
Die dritte Achse ist die Ampel für Risiko und Daten. Sie überträgt die Datenampel aus Praxisfall 1 auf den ganzen Anwendungsfall. Grün: bestehende Regeln und Datenklassen decken den Fall ab, er kann starten. Gelb: nur mit Auflagen, etwa Freigabe durch einen Menschen vor jeder Aussenwirkung, Pseudonymisierung oder Kennzeichnung. Rot: Personendaten oder Geschäftsgeheimnisse ohne ausreichende Rechtsgrundlage, der Fall wird zurückgestellt, bis diese geklärt ist. Massstab für die Ampel ist in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz; wer in die EU verkauft, prüft zusätzlich die Pflichten der EU-KI-Verordnung.
So sieht eine typische Liste nach einem Bewertungsworkshop im Fachhandel aus (Beispielwerte, gerundet):
Zwei Beobachtungen aus beiden Unternehmen: Die grössten Hebel liegen im Kerngeschäft, bei Abschriften, Beständen und Retouren, und selten im Chatbot. Und der Aufwand wird fast immer unterschätzt, sobald ein Fall Daten aus mehr als einem System braucht. Deshalb erhebt der Schritt «Klarheit» zuerst, wo die Daten liegen, in welcher Qualität, und wer darauf zugreifen darf.
Was am Ende auf dem Tisch lag
Beim Fachhändler standen nach vier Wochen ein Diagnosebericht mit Reifegrad je Bereich, ein Risikobild zu Daten und Recht und priorisierte Handlungsfelder. Daraus wurden zwei Piloten mit je einer fachlich verantwortlichen Person, einem Starttermin und einem Satz, der auf Papier steht: Was muss am letzten Tag des Piloten erreicht sein, damit wir weitermachen? Ein Pilot ohne diesen Satz startet bei uns nicht. Beim Markenhersteller ordnete die Bewertung die zehn Fälle in drei Gruppen: sofort startklar, mit Auflagen, zurückgestellt. Das Komitee behielt seine Rolle, bekam aber einen Entscheidungsweg: Es bereitet vor, die Geschäftsleitung entscheidet im Monatstakt.
Drei Regeln haben sich in beiden Unternehmen bewährt. Das Budget verrät die Phase zuverlässiger als die Selbsteinschätzung. Jeder Anwendungsfall bekommt eine Nutzenschwelle und ein Ausstiegskriterium, bevor er Geld kostet. Und kein Pilot startet ohne verantwortliche Person und Termin.
Einer der bestplatzierten Fälle aus der Tabelle, die Prüfung von Lieferantenrechnungen, ist Thema des nächsten Praxisfalls: Bei einem Onlinehändler mit drei Mitarbeitenden war er nach fünf Tagen im Einsatz.
Für Mitglieder: fünf Tage Klarheit, kostenlos
Während der Serie begleiten wir fünf Mitgliedsunternehmen je fünf Tage lang, ohne Honorar und ohne Folgeverpflichtung. Zu diesem Praxisfall heisst das: ein Inventar der tatsächlich genutzten KI-Werkzeuge, eine Datenampel für Ihr Unternehmen und eine Einordnung nach Datenschutzgesetz, Obligationenrecht und, bei Geschäft in der EU, EU-KI-Verordnung, dazu ein Handlungsplan für die Geschäftsleitung. Die Ergebnisse gehören Ihnen. Mit Ihrer Zustimmung berichten wir im Blog des Verbands über Ihren Fall.
So bewerben Sie sich: Beschreiben Sie uns in drei Sätzen, wo Ihr Unternehmen steht. Wir vergeben die freien Plätze in der Reihenfolge der Eingänge.
Jetzt bewerben → sebastian.dahm@rinascai.com, Betreff «Fünf Tage Klarheit»
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Über Rinascai
Rinascai ist Ihr KI-Business-Partner für Handel und Konsumgüter. Wir kennen das Geschäft unserer Kunden, rechnen den Nutzen vor und bauen und betreiben die Lösungen. Das Team mit Sitz in Steinhausen ZG, Zürich und Karlsruhe begleitet seit über zehn Jahren Handels- und Konsumgüterunternehmen, vom Familienbetrieb bis zum Konzern, und arbeitet modellunabhängig, unter anderem mit den Plattformen von Anthropic, OpenAI, Google (Gemini) und Microsoft (Copilot). Unser Vorgehen hat fünf Schritte: Klarheit, Fokus, Fundament, Umsetzung und Betrieb, auf Wunsch mit einem externen AI Officer. Rinascai ist Dienstleistungspartner von HANDELSVERBAND.swiss.
Kontakt: Sebastian Dahm, Co-CEO, sebastian.dahm@rinascai.com, rinascai.com