Les premières factures QR peuvent vous parvenir à partir du 30 juin 2020. Tous les destinataires de factures en Suisse sont interpellés lorsqu’ils effectuent des paiements à l’aide d’un support logiciel et matériel. Il s’agit de les adapter. Le temps requis dépend de la complexité de l’infrastructure. Planifier suffisamment tôt s’avère payant.
Après la mise en œuvre réussie d’ISO 20022 dans les entreprises, le prochain défi est l’harmonisation du trafic des paiements, à savoir le remplacement des bulletins de versement actuels par la facture QR. Celle-ci peut être envoyée à partir du 30 juin 2020 par les émetteurs de factures à leurs clients. Les entreprises qui gèrent leurs opérations de facturation et de paiement via un logiciel comptable sont maintenant déjà invitées à procéder aux adaptations requises afin qu’elles puissent recevoir et payer rapidement les factures QR entrantes. Il y a beaucoup à faire. Pour pouvoir traiter toutes les données de la facture QR de manière automatisée et déclencher le paiement, il est nécessaire de procéder à des adaptations des lecteurs et des plateformes de numérisation, ainsi que des logiciels de comptabilité des créanciers et de paiement. En effet, le logiciel et le matériel utilisés aujourd’hui pour les bulletins de versement ne sont pas en mesure de traiter les données comprises dans la facture QR sans une intervention manuelle fastidieuse. La raison en est que beaucoup plus d’informations sont transmises dans la facture QR qu’avec les bulletins de versement actuels.
Informations – la clé du succès
Ce supplément d’informations apporte également des avantages concrets. Par exemple, des communications telles que le numéro de TVA peuvent désormais être retransmises dans toutes les procédures, y compris lors de virements avec des références de paiement. De plus, dans le processus comportant des références, des données telles que le nom et l’adresse du débiteur sont intégralement transmis au créancier et à sa banque. Comme l’ensemble du processus de la facture QR repose sur des informations de paiement structurées de manière cohérente, une saisie et un traitement plus efficaces des paiements sont possibles par rapport à aujourd’hui. La condition préalable est que les numéros de compte basés sur IBAN soient utilisés partout. Cela simplifie le traitement automatisé et réduit considérablement le nombre d’erreurs de numérisation et de comptabilisation. Globalement, le degré d’automatisation est plus élevé et il y a moins de charges manuelles et de demandes de précisions. Du temps et des coûts sont économisés de la sorte.
Gestion des liquidités simplifiée
La facture QR ne réduit pas seulement le fardeau administratif dans le trafic des paiements : elle aide les entreprises à gérer leurs liquidités plus efficacement. En fonction de l’offre bancaire, les entreprises ont le choix entre des écritures collectives, des relevés de compte en fin de journée et des rapports de compte intrajournaliers pour la gestion des liquidités. Informez-vous auprès de votre banque.
Se préparer à temps
Les émetteurs de factures peuvent envoyer des factures QR à compter du 30 juin 2020. Les destinataires de factures doivent s’attendre à ce que nombre de leurs fournisseurs profitent de l’occasion pour optimiser leurs processus avec la facture QR. Chaque entreprise doit s’y préparer. L’effort d’adaptation dépend de la complexité des logiciels de comptabilité des créanciers et de paiement, ainsi que des lecteurs et des plateformes de numérisation. Il est donc essentiel que toutes les entreprises suisses, ainsi que leurs partenaires logiciels se penchent à temps sur les besoins d’adaptation interne de l’entreprise. C’est le seul moyen de garantir qu’à partir de la mi-2020, toutes les informations de paiement pourront être représentées et traitées correctement.
Reproduire correctement les nouvelles méthodes de référence
Les deux nouvelles méthodes de référence peuvent être utilisées pour des besoins différents, comme décrits dans l’illustration suivante:
Dans le Style Guide facture QR, comportant les prescriptions et recommandations de présentation pour la section paiement avec Swiss QR Code et pour le récépissé www.paymentstandards.ch/dam/downloads/style-guide-de.pdf, des exemples de sections paiement avec récépissé sont proposés dans les variantes d’application les plus courantes à partir de la page 17. Jusqu’à l’abandon des bulletins de versement usuels, les entreprises peuvent décider librement si elles souhaitent ou non introduire la facture QR en tant qu’émetteurs de factures. Une fois l’infrastructure adaptée, l’ensemble du processus de facturation et de paiement est beaucoup plus efficace chez vous et vous profitez des options étendues de gestion des liquidités.
Introduction d’importance nationale
La facture QR concerne toutes les entreprises, les institutions étatiques et les organisations à but non lucratif ainsi que tous les consommateurs. Il est donc important pour la place financière suisse de concevoir l’introduction de manière responsable et de laisser à tous les participants du marché suffisamment de temps dans les travaux d’adaptation. Outre les entreprises et les entreprises de logiciels, toutes les banques adapteront également leurs interfaces clients à la facture QR au cours des prochains mois, à savoir la mise à niveau de leurs points de réception et la mise à jour de leurs infrastructures de mobile banking et e-banking. A compter du 30.06.2020, les PME et les clients privés pourront traiter leurs paiements de manière numérique via leur smartphone, conjointement avec leurs applications bancaires habituelles. Le niveau d’automatisation plus élevé entraîne également moins de virements erronés. Des solutions de marché sont introduites pour les entreprises qui effectuent leur facturation manuellement. Elles permettent de créer des factures QR en ligne et de les imprimer sur du papier blanc perforé à l’aide d’une imprimante.
Un pas dans l’avenir numérique
Grâce à l’harmonisation du trafic des paiements, la place financière suisse crée les bases d’un processus financier numérique transparent, avec le soutien actif de l’économie et de la société suisses. La facture QR jette un pont important entre le monde numérique et celui sur support papier. L’eBill va encore plus loin. La nouvelle infrastructure de facturation électronique crée une expérience de paiement numérique transparente. Elle sera soutenue par toutes les banques jusqu’à la fin de l’année et sera perfectionnée conformément aux technologies les plus récentes. La facture QR et l’eBill sont des innovations suisses offrant aux acteurs locaux une plateforme unique de développement et de lancement de propres services innovants. De plus amples informations concernant l’introduction de la facture QR sont disponibles sur www.paymentstandards.ch.
