Umstellung auf QR-Rechnung

Ablösung Einzahlungsscheine per 30. September 2022: Jetzt umstellen auf QR-Rechnung oder eBill

Die PostFinance stellt die innig geliebten roten/orangen Einzahlungsscheine ein. Die Umstellung startete Mitte 2020 und ab dem 30. September 2022 werden die heutigen Einzahlungsscheine nicht mehr angenommen und verarbeitet. Damit wird die analoge Welt der Rechnungsstellung ins digitale Zeitalter überführt.

Als Händler sollten Sie spätestens Ende Juli 2022 die Umstellung abgeschlossen haben, damit Ihre Kunden die ausstehenden Einzahlungen noch rechtzeitig tätigen können! Stellen Sie darum sicher, dass Sie die notwendigen Schritte mit Ihrer Bank oder Software-Partner in die Wege leiten, damit Sie rechtzeitig und nahtlos Rechnungen an Ihre Kunden versenden können. Sprechen Sie umgehend mit Ihrer Bank und Ihrem Software-Partner (Liste QR-Readiness Softwareanbieter). Diese leisten Unterstützung bei den erforderlichen Planungs- und Umstellungsarbeiten auf die QR-Rechnung bzw. eBill. Ist die Infrastruktur erst einmal angepasst, verläuft der ganze Fakturierungs- und Zahlungsprozess deutlich effizienter und Sie profitieren von erweiterten Cash-Management-Optionen.

Nehmen Sie sich kurz Zeit und schauen Sie sich das Video zur Umstellung an:

 

Zudem finden Sie detaillierte Informationen auch in der Broschüre von Six:

 

Einführungsdrehbuch mit Checkliste QR-Rechnung: Sind Sie fit für die QR-Rechnung?

Hier finden Sie das Einführungsdrehbuch zur QR-Rechnung mit Anwendungsfällen, Checklisten, Testfällen und Muster zur Unterstützung der erfolgreichen Einführung der QR-Rechnung.

 

Die QR-Rechnung – die Evolution des Einzahlungsscheins

Sie ist die Nachfolgerin der bisherigen Einzahlungsscheine. Die QR-Rechnung kann gedruckt oder digital ausgestellt werden und besteht weiterhin aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Der Swiss QR Code in der Mitte des Zahlteils enthält sämtliche Informationen, die auf der Rechnung auch in Textform ersichtlich sind.

Dies ermöglicht dem Rechnungsempfänger, die Korrektheit der Zahlungsdaten nach dem Scannen und vor der Zahlungsfreigabe zu kontrollieren und, falls erforderlich, Zahlungen auch manuell zu erfassen.
  • Die QR-Rechnung ist genauso wie der bisherige Einzahlungsschein in zwei Teile gegliedert – in einen Empfangsschein (1) und in einen Zahlteil (2).
  • Der Swiss QR Code (3) beinhaltet alle relevanten Informationen, die sowohl für die Rechnungsstellung als auch für die Zahlung nötig sind.
  • Dank der Perforation (4) können Sie den Zahlteil und Empfangsschein bequem von der Rechnung abtrennen und ihn entweder wie bis anhin auf der Post einzahlen. Oder mit einem Zahlungsauftrag per Post an Ihre Bank schicken.

 

Rechnungsempfänger können bereits heute die Vorteile der QR-Rechnung nutzen und digital bezahlen. Die Schweizer Finanzinstitute haben ihre Mobile- und E-Banking-Lösungen entsprechend angepasst, damit Rechnungsempfänger ihre QR-Rechnungen bequem einscannen und zahlen können – ganz gleich, ob als Privatperson oder als Unternehmen. Die QR-Rechnung kann auch in den Poststellen verwendet und per Zahlungsauftrag im Couvert an die Bank versandt werden.

 

Vorteile für QR-Rechnungssteller
  • Druck von Rechnungen inkl. Zahlteil und Empfangsschein direkt auf weissem, perforiertem Papier – vorgedruckte Belege werden nicht mehr benötigt.
  • Die QR-Rechnung kann auch papierlos gestellt werden.
  • Einfachere und schnellere Rechnungsstellung in CHF und EUR direkt in der Fakturierungslösung ohne ESR- bzw. BESR-Vereinbarung.
  • Eine bestehende ESR-Referenz kann eins zu eins übernommen und als QR-Referenz weiterverwendet werden, immer in Kombination mit einer QR-IBAN.
  • Die «Structured Creditor Reference» (SCOR) vereinfacht die Zuordnung einer Zahlung in der Debitorenbuchhaltung mit einer für jede Transaktion einmaligen Identifikationsnummer. Sie kann in Kombination mit der IBAN sowohl in der Schweiz als auch international genutzt werden.
  • Zahlungseingänge werden vollautomatisch verarbeitet.

 

So wird die QR-Rechnung generiert

QR-Rechnungen können Sie in wenigen Schritten selbst erstellen und ausdrucken. Dabei sind einige Gestaltungsmerkmale einzuhalten, die in den Guidelines definiert sind. Am einfachsten ist es, wenn Sie Ihre Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung gemeinsam mit Ihrer Bank und Ihrem Softwarepartner jetzt digitalisieren. Da QR-Rechnung und eBill aufeinander abgestimmt sind, haben Sie auch die Möglichkeit, sofort oder in einem nächsten Schritt auch von den Vorteilen von eBill zu profitieren.

Gestaltungsvorgaben und -empfehlungen für den Zahlteil mit Swiss QR Code und für den Empfangsschein

 

Für weitere Informationen zur QR-Rechnung und eBill wenden sich Rechnungsempfänger an ihre Bank. Rechnungssteller und Unternehmen mit Hard- und Software-Lösungen kontaktieren ebenfalls ihre Bank und/oder ihren Softwarepartner.

Weiterführende Informationen zur Rechnungsstellung finden Sie zudem hier:

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